Administratie bijhouden met document management

data security
Processen worden steeds vaker geoptimaliseerd en geautomatiseerd. Bedrijven moeten vaker in de kosten snijden, maar het verlangen naar gemak is ook een reden. Een applicatie is bijvoorbeeld veel makkelijker dan een hele agenda meedragen. Ook schaffen bedrijven software aan om aspecten zoals de administratie te vereenvoudigen. Daarnaast werken veel bedrijven on de Cloud, dat wil zeggen dat ze hun data en software niet op hun eigen systemen bewaren maar elders op speciale servers van bedrijven die aan Cloud hosting doen. Denk bijvoorbeeld eens aan Google drive, de clouddienst van Google. Zo goed als alle aanbieders van Cloud hosting hebben hun servers en de data van klanten die erop staan zeer goed beveiligd tegen aanvallen van hackers. Data security, ook wel informatiebeveiliging genoemd, is essentieel als het gaat om gevoelige informatie van klanten. De Clouddiensten investeren daar fors in en terecht, juist de idee dat je data in veilige handen is kan een potentiele klant over de streep trekken om je diensten af te nemen.

Bestanden beheren met document management

Bestanden zijn makkelijk te beheren met behulp van document management. Overigens is er nog veel meer mogelijk, zoals het aanmaken van bestanden, het delen en bekijken ervan. Deze vorm van technologie wordt ook wel samengevat als document management-software. Er zijn veel verschillende aanbieders en soorten pakketten beschikbaar. Wel erg belangrijk is
Document management speelt in op problemen die in het bedrijfsleven kunnen voorkomen. De omgang met bestanden kan een uitdaging vormen voor slordige medewerkers. Zo raken er dagelijks papieren kwijt of is er geen overzicht meer in de documenten. Het kwijtraken van bestanden is echter ook een mogelijkheid, wanneer een laptop of pc stuk gaat door bijvoorbeeld een crash.

Hoe lost document management-software dit op?

De software zorgt ervoor dat er geen bestanden meer kwijtraken door slordigheid of een gecrashte laptop. Het voordeel geldt overigens alleen als je een softwarepakket hebt dat is gebaseerd op een webbrowser. Hierbij wordt er geen software op de laptop geïnstalleerd, maar is de DMS via een browser zoals Firefox, Google Chrome of Internet Explorer te bereiken.
Hierdoor worden de bestanden tevens veel toegankelijker. Het maakt niet uit welke laptop of computer je gebruikt, want je hebt enkel een browser en een inlog nodig. Handig als je op het kantoor van een klant bent en even een document wilt laten zien. Document management zorgt ook voor kostenbesparingen op bijvoorbeeld printen en de opslag.

(2)

Posted in ICT