Efficiënt te werk

Een baan op kantoor is vaak vervelend omdat je hele dagen staart naar hetzelfde computerscherm. Buiten de pauzes om raak je al van het minste of geringste afgeleid en je hebt moeite om je hoofd er goed bij te houden. Mocht daar ook nog eens bijkomen dat je een beetje chaotisch bent, dan is het overzicht al gauw ver te zoeken. Misschien denk je zelf dat je niets aan je slechte organisatie kunt doen, maar dat is zeker niet waar. Natuurlijk raak je nooit helemaal chaoot-af, maar er zijn genoeg tips om je te helpen wat meer structuur in je werk te creëren. Hoe? Dat lees je in onderstaande tips.

(H)erkenning

Het proces achter het creëren van structuur begint bij de herkenning van het feit dat je nu eenmaal een chaoot bent. Jij zelf ziet dit misschien niet, maar je collega’s en werkgever waarschijnlijk wel. Zij merken dit namelijk maar al te goed als jij weer eens te laat komt op een afspraak of je bent deze compleet vergeten. Ook het laten rondslingeren van verschillende lege kopjes koffie en het vergeten op te ruimen van gemorste vlekken zijn typische aspecten van een chaoot. Daarnaast ben je tijdens het werk waarschijnlijk uren aan het bladeren door tientallen verschillende mappen en ordners en bel je voortdurend met een telefoon aan elk oor. Ook een snelle pas door de gangen van het kantoor en af en toe een diepe zucht zijn tekenen van onrustigheid en chaos. Herken jij jezelf hierin? Vrees niet, er zijn genoeg oplossingen. Begin bijvoorbeeld maar eens met het eeuwenoude recept, eerst denken dan doen. Neem afstand van het te verzetten werk en ga er eens rustig bij zitten. Denk eerst goed na over wat je prioriteiten zijn en stel een planning op. Of dit nu in je hoofd zit of op je telefoon bijvoorbeeld, zorg ervoor dat je eerst alles op een rijtje hebt alvorens je verder gaat met waar je mee bezig was. Ook kan het goed helpen om ‘s ochtends, voordat je vertrekt, een simpel en duidelijk actieplan op te stellen. Hierin vermeld je jouw activiteiten voor de dag, zodat je weet wat je nog te wachten staat. Dit creëert rust in je hoofd, zodat je ook met een gerust hart naar je werk rijdt. Aan het einde van de dag is het waarschijnlijk een rommeltje op je bureau. Begin daarom niet aan iets nieuws vlak voor sluitingstijd, maar neem dan de tijd om alle troep en chaos een beetje op te ruimen. Leg bijvoorbeeld verschillende mappen op volgorde van grootte of kleur en ruim propjes papier en overige afval netjes op. Dit lijkt maar een klein werkje, maar het kan wel degelijk erg goed helpen in het proces. Verder kan het goed helpen om op vaste tijdstippen, als dit al niet zo was, pauze te nemen. Of dit nu om het uur 5 minuten is of een wat grotere pauze om de 3 uur, het zorgt voor structuur. Blijf dan niet achter je desk zitten, maar maak een ommetje of ga naar een andere ruimte, bijvoorbeeld de koffiekamer. Hierdoor krijg je wat frisse lucht binnen en kun je weer even op adem komen. En stel nu dat je het tijdens je werk ineens hartstikke druk krijgt, ga dan niet nog harder werken, maar stel je prioriteiten. Doe eerst het belangrijkste, de rest komt later nog.

Control freaks

Natuurlijk is een opgeruimd bureau hartstikke netjes en structureel, maar het zijn van een control freak is ook niet altijd even prettig. Zij controleren alles twee keer, ruimen alles om de 5 minuten op en zorgen dat alles netjes op orde ligt. Ook al klinkt dit alles heel mooi, schijn

bedriegt. Deze mensen zijn vaak langer bezig met alles op orde te krijgen en te structuren dan dat ze daadwerkelijk aan het werk zijn. In hun hoofd gaat het ook tekeer, omdat ze constant op willen ruimen. Tevens zijn deze personen vaak veel minder creatief dan chaoten. Een aantal tips voor control freaks zijn dan ook van toepassing om efficiënt te werk te gaan. Zorg er sowieso voor dat je het opruimen beperkt tot bijvoorbeeld een kwartiertje per dag. Wees dan ook streng en stop als je weer aan de arbeid moet. Een kwartier is meer dan genoeg om alles op orde te krijgen. Natuurlijk is het wel goed om tijdens het werk propjes en kopjes op te ruimen. Stel nu dat je ineens de behoefte krijgt om weer op te gaan ruimen, geef hier dan niet zomaar aan toe. Zorg dat je eerste je taken afmaakt alvorens je aan het ruimen begint. Ten slotte is vertrouwen ook belangrijk. Als een collega of je werkgever namelijk een afspraak maakt, vertrouw hier dan op en controleer het niet nog eens. Als er later dan een misverstand is, is de kans alsnog groot dat er een andere oplossing is.

Planning

Om te voorkomen dat je een chaoot blijft, is het verstandig om dagelijks of wekelijks een actieplan te maken. Hierop staat per dag vermeld wat je te doen staat. Je bepaalt bijvoorbeeld de benodigdheden voor de desbetreffende dag en je schrijft ook op wat je verantwoordelijkheden zijn. Daarnaast is het goed om af en toe iemand de planning bij te laten sturen, zodat je niet te veel in je structuur opgaat of teveel ervan afwijkt. Ten slotte is een evaluatie per week bijvoorbeeld ook erg goed om te doen, omdat je dan met jezelf of anderen bespreekt wat er goed of fout ging en wat er verbeterd kon worden. Na deze evaluatie kun je voor de komende periode een verbeterd model opstellen, zodat het proces van het creëren van structuur nog effectiever is. Als dit alles niet werkt, is het natuurlijk ook een optie om een baan te zoeken waar chaoten voor nodig zijn. Dit is meestal de ideale uitlaatklep voor deze mensen, waardoor ze ook veel prettiger werken.

(4)