Hoe organiseer je succesvol een externe vergadering?

Een externe vergadering organiseer je meestel alleen wanneer je toe bent aan iets nieuws. Je hebt even een andere omgeving nodig om tot nieuwe, goede ideeën te komen. Tegenwoordig zijn er zat locaties waar jij met je werknemers of collega’s een vergadering kunt organiseren. Er komt echter best wel wat kijken bij het organiseren van een vergadering op een externe locatie. In deze blog leg ik je uit waar je allemaal op moet letten en hoe jij succesvol te werk gaat bij een vergadering organiseren op een externe locatie.

Maak afspraken over beeld en geluid

Wanneer je extra beeld en geluid nodig hebt bij je vergadering is het wel handig als dit ook daadwerkelijk voorradig en beschikbaar is. Heb jij bijvoorbeeld een tweede beamer nodig? Zorg dan dat je zeker weet dat deze ook geleverd wordt en wat de mogelijkheden zijn als die niet voorradig is. Mag je dan je eigen beamer meenemen?

Eten en drinken

Bij een vergadering op een vergaderlocatie hoort een hapje en een drankje. Denk eraan dat niet iedereen zomaar alles eet. Sommige mensen zijn beperkt in wat ze wel of niet mogen eten door een bepaalt dieet. Zo kunnen ze allergisch zijn voor bepaalde dingen of hangen ze een bepaalt geloof aan. Een goede vergaderlocatie draait zijn hand niet om voor een aangepaste catering.

Maak afspraken over uitloop

Een locatie huur je meestal in dagdelen van 4, 8 of 12 uur. Het precies inplannen van een vergadering kan echter lastig zijn. Uitloop kan dus zomaar voorkomen. Zorg ervoor dat wanneer dit gebeurd je duidelijke afspraken hebt gemaakt met je vergaderlocatie over mogelijke extra kosten en de mogelijkheid tot uitloop an sich.

Veel plezier!

Vergaderen is waarschijnlijk niet je favoriete deel van je werkzaamheden. Toch is vergaderen een noodzakelijk kwaad. Het kiezen van een goede externe locatie kan ervoor zorgen dat je vergadering weer leuk wordt en vruchtbaar. Zeker wanneer je de tips gebruikt uit deze blog!

(0)