Sommige van ons kunnen vele uren per dag soms in een vergadering zitten. Hierdoor is het belangrijk dat een vergaderruimte voldoet aan een aantal belangrijke zaken. De vergaderruimte is een echte werkplek geworden waar we comfortabel moeten kunnen zitten en waar we goed en efficiënt in kunnen werken en vergaderen. Het voordeel van vergaderen in een fysieke ruimte is dat het een manier is van veilig communiceren. Geen telefoongesprekken of emailberichten die kunnen worden onderschept of gehackt en dat is wel zo veilig. Het interieur is een belangrijk onderdeel hiervan. Er moeten goede meubels aanwezig zijn zoals tafels en stoelen. Stoelen kunnen belangrijker zijn dan u denkt. Ervaring heeft ons geleerd dat lange periodes achter elkaar zitten niet gezond is. Om zo goed mogelijk in deze behoefte te voorzien is het belangrijk dat er goede ergonomische stoelen worden gekozen, zeker als er veel vergaderd wordt. Verder is het belangrijk dat de tafel of tafels de juiste hoogte heeft. De hoogte is over het algemeen afhankelijk van de persoon die eraan zit dus ga voor een goede middenweg.
Kleuren kiezen
Kleuren zijn van groot belang hoe mensen zich voelen en wat voor uitstraling de ruimte krijgt. Hier is over de jaren heen aardig wat onderzoek in gedaan en daar zijn bepaalde conclusies uitgekomen. Blauw geeft een kalme en productieve uitstraling. Dit geeft ook het effect dat er extra zonlicht in de ruimte is waardoor het ook weer wat ruimtelijker wordt. Probeer de kleuren van de ruimte op elkaar aan te laten sluiten, neem bijvoorbeeld verschillende aardetinten of blauw/grijs tinten. Blauw en grijs sluiten altijd goed op elkaar aan.
Ook kan rood veel effect hebben. Rood is een goede kleur om te gebruiken in ruimtes waar over het algemeen korter vergaderd wordt. Rood geeft een prikkelend en stimulerend effect waardoor je optimale resultaten kan boeken in korte vergaderingen.
Daglicht bevordert concentratie
Daglicht geeft een mooie, frisse uitstraling aan een vergaderruimte en zorgt er ook voor dat mensen geconcentreerd blijven. Zoals net al was aangegeven kan je met de kleur blauw de illusie wekken dat er meer zonlicht is dan dat er eigenlijk is. Als er weinig of geen zonlicht in de vergaderruimte is, is dit echt aan te raden. Daglicht heeft een gezonde werking op onze geest.
Zakelijk of informeel?
Afhankelijk van de branche kan er ook gekozen worden voor een informelere aankleding van de vergaderruimte. Verschillende pretparken en dierentuinen bieden ook vergaderruimtes aan en deze kunnen gezien worden als enigszins ludiek en informeel. Denk hierbij aan een vergaderruimte in een dierentuin die allerlei dierenmotieven mee heeft gekregen of een vergaderruimte bij de Efteling die aangekleed is met kleine details uit het pretpark.
Probeer niet te veel van locatie te wisselen. Elke keer als er gewisseld wordt zal het even aanpassen zijn voor de aanwezigen van de vergadering en kan dit de concentratie van mensen storen.
(53)